Po wybraniu i zakupie drukarki fiskalnej, musi ona zostać poddana fiskalizacji i zaprogramowana zgodnie z przepisami i specyfiką firmy, a pracownicy powinni przejść szkolenie w zakresie obsługi, które często jest oferowane bezpłatnie. Fiskalizacja jest procesem, w którym technicy akredytowani przez Ministerstwo Finansów ustawiają kasę lub drukarkę fiskalną w trybie fiskalnym (aktywują pamięć fiskalną) i dostosowują maszynę za pomocą danych użytkownika.
Zakup właściwej drukarki fiskalnej
Maszyny fiskalne, m.in. najlepsze drukarki fiskalne online, mogą być wykorzystane do testów pomiędzy zakupem a fiskalizacją. Po zakończeniu procesu fiskalizacji kasa lub drukarka fiskalna nie mogą już być używane do wystawiania paragonów niefiskalnych, a wprowadzone dane nie mogą być dalej kasowane (dane firmy i sprzedaży). Fiskalizacja jest uzależniona od wystawienia przez Dyrekcję Generalną Finansów Publicznych w jurysdykcji podatkowej, w której maszyna ma być używana, zaświadczenia o nadaniu numeru zamówienia. Wybierając i kupując odpowiednią dla naszej firmy drukarkę warto zwrócić uwagę na parametry takie jak jakość wykonania, niezawodność (niektóre firmy korzystają z drukarek fiskalnych, które muszą drukować ponad 1000 paragonów dziennie) i szybkość drukowania. Szybkość obsługi klienta jest bardzo ważna, zwłaszcza w sklepach FMCG (sklepy dyskontowe, supermarkety, hipermarkety, sklepy typu convenience), gdzie drukarki fiskalne nie mogą powodować opóźnień, nawet jeśli po paragonie trzeba wygenerować dodatkowe wydruki, takie jak potwierdzenie płatności kartą, potwierdzenie zakupu doładowania lub zapłaty rachunku, kupony lojalnościowe i inne. Do kwestii, którym warto się przyjrzeć szukając właściwego modelu drukarki należą również szerokość rolki papieru i jego zużycie oraz metoda ładowania rolek papieru, a także dostępne funkcje – zarówno dla paragonu fiskalnego, jak i dla wydruków niefiskalnych.
Odpowiednie oprogramowanie jest przystosowane do współpracy z drukarkami fiskalnymi, dzięki czemu możliwe są różnego rodzaju funkcje. Należą do nich m.in. śledzenie i przeprowadzanie inwentaryzacji drukarek działających w sklepach czy gromadzenie elektronicznych kopii plików w centralnym repozytorium (program automatycznie pobiera wszystkie brakujące pliki kopii elektronicznej do centralnego repozytorium).
